Translation of "Letter of explanation" in German

Hardly a week passes when I do not send a letter of explanation to the Ombudsman and get a response from him.
Es vergeht kaum eine Woche, in der ich kein Erklärungsschreiben an den Bürgerbeauftragten sende und eine Antwort von ihm bekomme.
Europarl v8

Of course, Mr Buttiglione used certain expressions which were unfortunate, but his letter of explanation and the President's personal guarantees have convinced me that Mr Buttiglione will not mix his religious or philosophical views with the exercise of policy.
Gewiss hat Herr Buttiglione bestimmte Ausdrücke benutzt, die unglücklich waren, doch haben mich sein Erklärungsschreiben sowie die persönlichen Garantien des Präsidenten davon überzeugt, dass Herr Buttiglione seine religiösen bzw. philosophischen Ansichten nicht mit der Ausübung von Politik vermengen wird.
Europarl v8