Translation of "Erklärungsschreiben" in English

Es vergeht kaum eine Woche, in der ich kein Erklärungsschreiben an den Bürgerbeauftragten sende und eine Antwort von ihm bekomme.
Hardly a week passes when I do not send a letter of explanation to the Ombudsman and get a response from him.
Europarl v8

Gewiss hat Herr Buttiglione bestimmte Ausdrücke benutzt, die unglücklich waren, doch haben mich sein Erklärungsschreiben sowie die persönlichen Garantien des Präsidenten davon überzeugt, dass Herr Buttiglione seine religiösen bzw. philosophischen Ansichten nicht mit der Ausübung von Politik vermengen wird.
Of course, Mr Buttiglione used certain expressions which were unfortunate, but his letter of explanation and the President's personal guarantees have convinced me that Mr Buttiglione will not mix his religious or philosophical views with the exercise of policy.
Europarl v8

Erklärungsschreiben für Nicht-Registrierung der Geburt, falls die Registrierung der Geburt nicht innerhalb 3 Monaten nach der Geburt erfolgte, in 02 Kopien.
Explanation letter for not registering the birth of the child, if the registration is not done within 03 months of the birth in 03 copies.
ParaCrawl v7.1